495.2.2 Identificatie via rekeningnummer[//]

Met deze menu-optie kunt u rekeningen opzoeken via het rekeningnummer. Als u deze menu-optie kiest, verschijnt een invoerscherm:

Velden op het scherm

Rekening(nummer) - Voer het rekeningnummer in. Als het een rekening betreft die aangemaakt is in het huidige kalenderjaar, hoeft u het jaar en de daarop volgende nullen niet in te voeren. Bijvoorbeeld als het jaar 2005 is en u wilt rekening 200500055 identificeren, kunt u “200500055” of “55” invoeren. Als u het nummer hebt ingevoerd, verschijnt een overzichtscherm. De velden en de opties van dit scherm zijn identiek aan die van menu-optie “Identificatie rekening via lener / invoeren rekening”.

495.2.3 Lijst van rekeningen[//]

Met deze menu-optie kunt u een overzicht bekijken van alle gedefinieerde rekeningen (of een selectie daaruit).

U kunt het overzicht dat u wilt bekijken volgens drie criteria beperken, namelijk:

·         Rekeningnummer (bijvoorbeeld alle rekeningen vanaf 9600000 of vanaf 9500025)

·         Rekeningtype (bijvoorbeeld alleen rekeningen naar aanleiding van openstaande schulden)

·         Status (bijvoorbeeld alleen ingevoerde rekeningen)

Als u deze menu-optie kiest, verschijnt een invoerscherm:

Velden op het scherm

Vanaf rekening - Voer in vanaf welk rekeningnummer het overzicht moet worden aangemaakt. Als hier niets ingevuld wordt worden alle rekeningen getoond.

Toon types – Verplaatst de gewenste types naar rechts.

Met status - Verplaatst de gewenste statussen naar rechts.

Als u deze gegevens hebt ingevoerd, toont het systeem een overzicht van alle rekeningen die beantwoorden aan de ingevoerde selectiecriteria. De velden en de opties van het scherm zijn identiek aan die van menu-optie “Identificatie rekening via lener / invoeren rekening”.

495.2.4 Overzicht openstaande bedragen[//]

Met deze menu-optie kunt u lijsten bekijken van alle schulden die langer dan ‘n' dagen openstaan. De lijst is geordend per lener. Elke keer dat in AFO 451 (‘Voorbereiden drukwerk en lenersgebonden batchjobs') rekeningen worden ‘voorbereid', stelt het systeem deze lijsten weer volledig opnieuw samen op basis van de in AFO 481 – Rekeningen gedefinieerde parameters. Met deze menu-optie kunt u echte rekeningen aanmaken.

Als u deze menu-optie kiest, verschijnt een overzichtscherm.

Let op:

Als er geen leners met openstaande bedragen zijn, toont het systeem de opmerking “Geen leners (meer) genoteerd”.

In de header staat de naam van de instelling. Wanneer er geprint wordt op niveau van de meta instelling staat hier ****** aangezien er geen manier is om een naam van een MetaInst in te voeren in het systeem.

Kolommen op het scherm

Lenersnummer - hier staat het barcode nummer van de lener.

Naam - hier staat de naam van de lener.

Aantal - hier staat het aantal objecten dat door het systeem is opgespoord.

Totaal - hier staat het totale bedrag dat initieel op de rekening zal worden opgenomen.

Opties op het scherm

Detailoverzicht bij lener (+) - Selecteer een regelnummer en kies vervolgens deze optie om een detailoverzicht van deze rekening te verkrijgen. Zie sectie 495.2.4.1.

Schrap lener (+) - Selecteer een regelnummer en kies vervolgens deze optie om de lener uit dit overzicht te verwijderen. Dit houdt alleen in dat u voor de lener geen rekening wilt aanmaken. Nadat in AFO 451 opnieuw de menu-optie “Voorbereiden rekeningen” is uitgevoerd, zal de lener opnieuw in de lijst voorkomen, tenzij de lener zijn schulden heeft betaald, of de objecten die hij nog moest inleveren heeft teruggebracht.

Betalingen (+) - Selecteer een regelnummer en kies deze optie om de kasontvangst te registreren. Vervolgens verschijnt een overzichtscherm. Voor nadere toelichting van deze optie verwijzen wij u naar AFO 414 (‘Registratie kasontvangsten').

Ga naar scherm: Gebruik deze optie om naar een bepaald punt in de lijst te gaan. Zie sectie 495.2.4.1.

Bekijken lenersrecord (+) - Selecteer een regelnummer en kies vervolgens deze optie om de gegevens uit de lenersadministratie te bekijken. Voor een toelichting op deze optie verwijzen wij u naar AFO 431 (‘Lenersadministratie').

Rekening voor alle leners - Kies deze optie om een rekening aan te maken voor alle leners van het overzicht.

Schrap leners (schuld <) - Kies deze optie om de leners uit het overzicht te verwijderen die een schuld hebben die kleiner is dan een op te geven bedrag. Als u deze optie kiest, verschijnt een invoerscherm waarin u het bedrag kunt invoeren. Leners die een schuld hebben die kleiner is dan het door u ingevoerde bedrag worden tijdelijk uit het overzicht verwijderd. Nadat in AFO 451 opnieuw de menu-optie “Voorbereiden rekeningen” is uitgevoerd, verschijnt de lener weer in de lijst.
Het bedrag is het totaal van vervangingskosten (d.w.z. zonder boetes en administratiekosten). Administratie- en portokosten zijn nog niet berekend en worden pas in rekening gebracht op het moment dat de rekening gegenereerd wordt, derhalve kunnen ze op dit punt niet meegerekend worden.

Plaats in SL - Kies deze optie om leners op te nemen in een savelist. Als u deze optie kiest, kunt u tevens de naam en het type van de savelist opgeven en eventueel commentaar. Zie hiervoor de bespreking van SSP.

Leners op zwarte lijst (Schuld >): Kies deze optie om de leners uit het overzicht die een schuld hebben die groter is dan een op te geven bedrag op de zwarte lijst te plaatsen. Als u deze optie kiest, verschijnt een invoerscherm waarin u het bedrag kunt invoeren. Leners die een schuld hebben die groter is dan het door u ingevoerde bedrag worden op de zwarte lijst geplaatst.
Het bedrag is het totaal van vervangingskosten (d.w.z. zonder boetes en administratiekosten). Administratie- en portokosten zijn nog niet berekend en worden pas in rekening gebracht op het moment dat de rekening gegenereerd wordt, derhalve kunnen ze op dit punt niet meegerekend worden.

495.2.4.1 Detailoverzicht bij lener[//]

Als u een lener selecteert en vervolgens kiest voor de optie “Detailoverzicht bij lener”, verschijnt een overzichtscherm:

Opties van het scherm

Schrap item (+) - Selecteer een regelnummer en kies vervolgens deze optie om dit item uit de lijst te verwijderen. Dit item zal niet worden opgenomen op de rekening die u via de optie “Rekening” eventueel zult aanmaken.

Rekening - Kies deze optie om een echte rekening aan te maken. Dit betekent dat u het voorstel van het systeem omzet tot een rekening.

Schrap alle items - Kies deze optie om alle items uit de lijst te verwijderen. Dat betekent dat u geen rekening wilt aanmaken.

495.2.4.2 Ga naar scherm[//]

Ga naar scherm: Gebruik deze optie om naar een bepaald punt in de lijst te gaan. Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een selectiescherm.

Voer de gewenste selectiecriteria  in en klik op OK. Het systeem toont de lijst opnieuw, beginnend bij het punt dat overeenkomt met uw selectiecreitiera.

495.2.5 Overzicht niet-ingeleverde werken[//]

Met deze menu-optie kunt u lijsten bekijken van alle objecten waarvan de vervaldatum met ‘n' dagen is overschreden. De lijst is geordend per lener. Elke keer dat in AFO 451 (‘Voorbereiden drukwerk en lenersgebonden batchjobs') rekeningen worden ‘voorbereid', stelt het systeem deze lijsten weer volledig opnieuw samen op basis van de in AFO 481 – Rekeningen gedefinieerde parameters. De werking van deze menu-optie is identiek aan die van de menu-optie Overzicht openstaande bedragen (als hierboven beschreven).

Let op:

Als er geen leners zijn met exemplaren die veel te laat zijn, toont het systeem de opmerking “Geen leners (meer) genoteerd”.

495.2.6 Overzicht niet-betaald leengeld[//]

Met deze menu-optie kunt u lijsten bekijken van onbetaalde rekeningen voor leengeld. De lijst is geordend per lener. In AFO 481 – Rekeningen – Rekening 1, kan per lenerscategorie / objectcategorie combinatie aangegeven worden of er een rekening aangemaakt moet worden voor niet betaald leengeld.

Wanneer dit is ingesteld, zal het systeem vragen of er een rekening aangemaakt moet worden voor geleende exemplaren waarvoor leengeld verschuldigd is. Dergelijk rekeningen staan in dit overzicht.

De werking van deze menu-optie is identiek aan die van de menu-optie Overzicht openstaande bedragen (als hierboven beschreven).

Let op:

Als er geen leners zijn met openstaande rekeningen voor leengeld, toont het systeem de opmerking “Geen leners (meer) genoteerd”.

495.2.7 Overzicht collecties[//]

[Deze menu-optie is niet operationeel.]